Wenn die Urlaubsvertretung zur Konfliktzone wird.

Warum der Sommer in vielen Teams mehr Streit als Erholung bringt und was wir dagegen tun können.

---

Mittwochmorgen. Die Kollegin ist seit zwei Tagen auf Urlaub. Das Passwort fehlt, drei Kund:innen warten auf Rückmeldung, und niemand weiß, wer jetzt zuständig ist.

Kennen Sie das? Mir begegnen solche Situationen in meiner Arbeit als Mediatorin jeden Sommer aufs Neue. Was wie eine Kleinigkeit beginnt, wird erstaunlich oft zum handfesten Konflikt.

Urlaubszeit ist Stresszeit

Sommerzeit ist Urlaubszeit, und für viele Teams beginnt genau dann der Druck. Während die einen die Füße hochlegen, bleibt bei den anderen die Arbeit liegen. Fehlt eine saubere Übergabe, wird aus der wohlverdienten Auszeit schnell ein Konfliktherd.

Das Muster ist bekannt: Kurz vor dem Abflug wird noch rasch „das Wichtigste“ per Zuruf weitergegeben. Passwörter fehlen, offene Projekte sind nicht dokumentiert, Zuständigkeiten bleiben vage. Die Vertretung stemmt plötzlich die eigene Arbeit und die der abwesenden Person, oft mit Überstunden, die niemand eingeplant hat.

Wenn Überlastung zu Konflikten führt

Unklare Zuständigkeiten gehören zu den häufigsten Auslösern für Konflikte am Arbeitsplatz. Das erlebe ich in Mediationen und Teamklärungen immer wieder.

Wer neben den eigenen Aufgaben auch noch die Arbeit eines anderen Teammitglieds übernimmt, gerät schnell unter Druck. Werden Überstunden selbstverständlich erwartet oder bleibt die zusätzliche Leistung unbeachtet, entstehen Frust und das Gefühl, ausgenutzt zu werden.

Gleichzeitig erleben viele Mitarbeitende nach ihrer Rückkehr das Gegenteil: Statt Erholung wartet ein Berg unerledigter Aufgaben oder ein Durcheinander, das mühsam aufgearbeitet werden muss.

Meine Beobachtung: Oft geht es in solchen Konflikten gar nicht um die eigentliche Aufgabe, sondern um das Gefühl, allein gelassen worden zu sein. Dazu kommt, dass Überlastung uns alle dünnhäutiger macht. Kleine Missverständnisse eskalieren dann deutlich schneller.

Fünf Tipps für eine entspannte Urlaubszeit

Die gute Nachricht: Die meisten dieser Konflikte lassen sich mit ein wenig Vorbereitung verhindern. Das empfehle ich Teams und Führungskräften:

1. Übergabe schriftlich statt zwischen Tür und Angel. Eine kurze Checkliste mit offenen Aufgaben, Deadlines, Ansprechpersonen und Zugängen erspart der Vertretung stundenlanges Suchen.

2. Zuständigkeiten klar benennen. Wer entscheidet was? Was darf liegen bleiben, was nicht? Klarheit nimmt Druck auf beiden Seiten.

3. Realistisch planen. Eine Person kann nicht zwei Vollzeitjobs erledigen. Führungskräfte sollten Prioritäten setzen, statt zu erwarten, dass „einfach alles“ weiterläuft.

4. Wertschätzung zeigen. Wer die Vertretung übernimmt, leistet Mehrarbeit. Ein ehrliches Danke wirkt Wunder.

5. Rechtzeitig reden. Zeichnet sich Überlastung ab, hilft ein offenes Gespräch, bevor sich Frust aufstaut.

Führung trägt Verantwortung

Eine faire Urlaubsplanung ist keine private Angelegenheit zwischen zwei Mitarbeitenden. Sie ist Aufgabe der Führung. Wer im Team klare Regeln für Vertretungen etabliert, schützt nicht nur den Betriebsfrieden, sondern auch die Gesundheit aller Beteiligten.

Und wenn sich ein Konflikt doch einmal festgefahren hat? Dann kann eine externe Mediation helfen, wieder ins Gespräch zu kommen, bevor aus dem Sommerärger ein dauerhafter Graben wird.

Denn erholt zurückzukommen ist schön. Noch schöner ist es, wenn auch die Vertretung entspannt bleibt.

Konflikte professionell klären lernen

Konflikte entstehen selten aus bösem Willen. Meist stecken fehlende Kommunikation und unklare Abläufe dahinter.

Wer lernen möchte, Konflikte professionell zu erkennen, zu klären und nachhaltig zu lösen, findet an der AFW Academy praxisnahe Aus- und Weiterbildungen: vom Crashkurs Konfliktmanagement über Workshops bis zum Diplomlehrgang Mediation. Als Trainerin begleite ich dort Menschen auf genau diesem Weg.

Mehr dazu unter www.afw-academy.at.

Karin Kastner, PMM – Mediatorin, Trainerin und Interakteurin